現成軟體比較便宜，直到你開始扭曲自己的業務流程去配合它。判斷關鍵在於：你要自動化的流程，是讓你有競爭力的核心，還是同業每家公司都用一樣方式在做的事。
每家企業都會走到試算表不再夠用的那一天。接下來的問題是：要買現成的，還是做一套專屬的？
兩種答案在不同情況下都是對的，而選錯的代價，往往要一年後才看得出來。
決定答案的那個問題
你要自動化的流程，是讓你有競爭力的那件事，還是同業每家公司做法都大同小異的事？
薪資、會計和電子郵件都是已經被解決的問題。成千上萬家公司需要的東西一模一樣，所以買現成的幾乎總是對的——早有人花了好幾年打磨那套軟體，再把成本分攤給大量客戶。
但你的業務賴以運作的流程——怎麼報價、怎麼排程、怎麼追蹤案件、怎麼定價——往往正是客戶選擇你的原因。把它硬塞進通用工具，等於放棄了讓它成功的關鍵。
現成軟體悄悄多花的錢
訂閱費是看得見的價格，隱藏成本會在之後才出現。
你開始改變做事方式，去配合軟體的預期。一開始只是小妥協，接著就有人在旁邊另外維護一份試算表，「因為系統做不到」。不到一年，你既在付軟體的錢，又在軟體之外做人工作業。
再來是整合的代價。大多數企業最後都會有好幾套彼此不相通的工具，然後有人整個禮拜都在它們之間複製資料。做決定時，這個人的時間很少被算進比較裡。
還有按人數計價會懲罰成長。五個人用很便宜的工具，五十個人用可能就很貴——而到那時要換掉它真的很難，因為你的資料全都在裡面。
客製系統悄悄多花的錢
客製軟體也沒有免費的午餐。
它的前期費用比較高，而且要等比較久才能開始使用。現成軟體今天下午就能用，客製軟體則要幾個月後才能上線。
它也需要有人負責。軟體不會停在原地——瀏覽器會改版、安全性修補會推出、員工會想要新功能。如果沒有人負責，客製系統會慢慢腐化，變成大家都在抱怨的東西。
而去重新打造一個市面上早就有現成產品的東西，純粹是浪費錢。客製一張請假單不會帶來任何優勢。
通常行得通的做法
大多數企業最好的做法是混合：通用的部分用買的，真正屬於你的部分自己做。
會計用買的，電子郵件和檔案儲存也用買的。至於反映你實際運作方式的營運核心，就自己打造——再把兩邊串接起來，讓資料自動流通，不需要有人重新輸入。
這樣能讓客製的範圍保持精簡，費用負擔得起、也方便維護，同時保住讓你與眾不同的那套流程。
你已經不適合現成軟體的跡象
留意以下這些狀況：
- 有人為了繞過系統的限制，另外維護一份試算表
- 你為了開通一個用得到的功能，得付錢買一堆用不到的功能
- 員工每週都要手動在兩套工具之間複製資料
- 你曾經只因為軟體堅持，而改變了某個流程
- 團隊一加人，授權費就跳到讓人不舒服的程度
出現一項很正常。出現三項以上，通常代表這些變通方法已經悄悄比真正解決問題還要貴。
無論選哪一邊，先做這件事
把今天實際運作的流程寫下來——不是整齊漂亮的版本，而是包含例外狀況、還有「除非是急件」這類情況的真實版本。這些例外正是通用軟體會出問題的地方，也是在花任何一毛錢之前最便宜就能發現的事。
如果寫下來的流程跟大家都一樣，就用買的。如果跟誰都不一樣，那份差異多半值得好好保護。
